Os documentos que o seller deve guardar todos os meses
Relatórios de pedidos, notas, extratos, tarifas, compras e estoque formam a base do fechamento e reduzem pendências.
Fechar o mês é reunir documento
A maior parte das pendências contábeis em e-commerce não vem de erro de cálculo: vem de documento que não foi guardado. Marketplaces limitam o acesso a relatórios antigos, e o que não foi exportado a tempo pode simplesmente deixar de existir.
A lista mensal
- Relatório de pedidos de cada canal, com valor bruto e status.
- Relatório de repasses, com as deduções detalhadas.
- Relatório de tarifas e comissões.
- Relatório de publicidade de cada plataforma.
- Extratos bancários e das contas de pagamento.
- Notas fiscais emitidas — XML, não apenas o PDF.
- Notas fiscais de compra e de devolução.
- Posição de estoque ao fim do mês, própria e em fulfillment.
- Comprovantes de despesa da operação.
Organizar de um jeito que se ache depois
Uma pasta por mês, subpasta por canal, nome de arquivo com data e tipo. Parece excesso de zelo até a primeira vez em que é preciso reconstruir um período de seis meses atrás — aí a pasta organizada vale mais do que qualquer sistema.
XML importa mais do que parece
O arquivo XML é o documento fiscal; o PDF é apenas a representação dele. Escrituração, conferência e eventual defesa em fiscalização trabalham com o XML. Guardar só o PDF é guardar a fotografia, não o documento.
A rotina mensal de documentos de quem vende online
Vender em marketplace gera documento em três lugares diferentes: na plataforma, no banco e no sistema fiscal. Fechar o mês é juntar os três — e quem deixa acumular perde a chance de contestar o que estiver errado.
| Documento | Origem |
|---|---|
| Relatório de vendas | Plataforma |
| Relatório de repasses e tarifas | Plataforma |
| Relatório de publicidade | Plataforma |
| Extrato bancário | Banco |
| NF-e emitidas | Sistema fiscal |
| NF-e de entrada e devolução | Sistema fiscal |
| Comprovantes de retenção | Plataforma |
EXEMPLO
O relatório que some depois de alguns meses
Várias plataformas mantêm relatórios detalhados por um período limitado. Quem só busca o dado quando precisa contestar descobre que a janela fechou — e a divergência de R$ 800 que existia vira prejuízo sem discussão possível.
Perguntas frequentes
Preciso guardar relatório de plataforma?
Precisa. Ele é o que liga a venda ao repasse, e sem ele a conciliação não existe.
Em que formato guardar?
No formato original exportado, com o nome do período. Planilha reprocessada perde informação e não serve de prova.
Por quanto tempo?
Pelo prazo de guarda dos documentos fiscais, que é bem maior que o prazo em que a plataforma mantém o relatório disponível.
Conteúdo informativo sobre a mecânica de operações em marketplace. Não substitui a análise do caso concreto: regras fiscais variam conforme regime tributário, produto, estado e plataforma.